Как работают горячие столы (hot desk) в офисе

Во время ремонта офиса специалисты стараются организовать рабочее пространство наилучшим образом — сделать его удобным и гибким. Одно из популярных решений последних лет — модель горячие столы (hot desk), при которой в офисе устанавливают общие рабочие столы. Сотрудники не имеют постоянных мест и занимают их только после согласования между собой.

В этом материале разберём, что такое система hot desking, как она работает, какие у неё преимущества и недостатки и как внедрить гибкие рабочие места во время ремонта офиса. Материал будет полезен компаниям, которые хотят эффективнее использовать площадь и сэкономить на аренде.

Что такое система горячих столов

Hot desk — это модель организации пространства, при которой рабочие места не закреплены за конкретными людьми. Впервые её применили в США примерно тридцать лет назад, чтобы экономить средства компании. Сегодня горячие столы используют шире — прежде всего для того, чтобы легко трансформировать мебель и рабочее пространство под текущие потребности.

Суть проста: вместо «именных» кабинетов и столов компания получает общий пул рабочих мест, который гибко распределяется между сотрудниками. Это снимает привязку человека к конкретной точке в офисе.

Как работают «горячие столы»

Каждый работник вправе занять любое из свободных мест. Кто пришёл раньше — имеет большой выбор; кто опоздал — занимает то, что осталось. У каждого есть свой логин и пароль для входа в общую компьютерную сеть, поэтому начать работу можно с любого места.

Руководство может составить и гибкий график: после смены одного сотрудника приходит другой и занимает его место. Благодаря этому компания может иметь большой штат, но арендовать средний или даже небольшой офис — это выгодно и удобно. Отсутствие персонификации рабочего места идеально подходит для консалтинговых, аудиторских компаний и IT-агентств.

Преимущества модели hot desk

Если во время ремонта офиса выбрать модель горячих столов, вы получите ряд преимуществ:

• каждый метр площади используется эффективно;
• экономия на аренде большого офиса;
• экономия на организации пространства;
• использование простых и практичных материалов и мебели;
• все элементы офиса можно демонтировать в любой момент, что облегчает дальнейший ремонт.

Кроме того, в офисе с «горячими столами» возникает атмосфера совместной занятости, что идёт на пользу продуктивности. Проблемы решаются быстрее, сотрудники становятся гибче и легче приспосабливаются к новым условиям, а дружеские связи между людьми укрепляются — и это на пользу компании.

Недостатки и как их преодолеть

У модели есть и нюансы, которые стоит учесть заранее:

• Отсутствие личного пространства. Нет «своего» стола, ящиков для личных вещей. Решение — оборудовать индивидуальные локеры или шкафчики для хранения.
• Гигиена общих столов. Поскольку местом пользуются разные люди, нужна регулярная уборка и средства для очистки поверхностей.
• Время на обустройство каждое утро. Подключение и настройка места занимает время. Решение — докстанции, ноутбуки и одинаковое оборудование на всех столах.
• Поиск свободного места в пиковые часы. Снимается системой бронирования столов заранее.

При грамотном подходе эти недостатки легко нейтрализовать, и модель работает на пользу компании.

Как внедрить hot desk во время ремонта

Ремонт под модель горячих столов проходит «на ура»: легко изменить функции столов и их расположение. Два решения особенно полезны для гибкости:

• Фальшпол — под ним в любой момент можно переделать коммуникации под новую расстановку столов. Подробнее — в статье Фальшпол для офиса: удобство и практичность.
• Передвижные перегородки — их расположение меняют по желанию, быстро переформатируя зоны. О типах читайте в материале Офисные перегородки: почему их выгодно использовать.

Отдельное внимание — мебели. Модель не предполагает, что сотрудники оставляют на столах личные вещи, поэтому выбирают эргономичную, практичную и долговечную мебель, универсальную для всех. Стоит инвестировать в то, что выдерживает большие нагрузки и не требует особого ухода: лучше всего подходят столы-трансформеры и кресла с регулировкой высоты. Продумать всё это удобнее всего на этапе проектирования.

Гибкий офис с Partner Create

Горячие столы — это способ сделать офис гибким, эффективным и экономным. Partner Create спроектирует и реализует пространство под модель hot desk — с фальшполом, мобильными перегородками и правильной мебелью — в рамках единого комплекса работ.

Примеры реализованных офисов — в портфолио офисных пространств.

Коротко о горячих столах

• Hot desk — модель, при которой рабочие места не закреплены за конкретными сотрудниками.
• Вход в общую сеть по логину и паролю позволяет работать с любого стола.
• Гибкий график даёт возможность иметь большой штат в офисе среднего или малого размера.
• Преимущества: эффективное использование площади, экономия на аренде, лёгкий демонтаж, командная атмосфера.
• Недостатки (отсутствие личного пространства, гигиена, поиск места) снимаются локерами, уборкой и бронированием.
• Внедрению способствуют фальшпол, передвижные перегородки и мебель-трансформеры.

Часто задаваемые вопросы

Обустройте гибкий офис с Partner Create

Горячие столы — это эффективное использование площади, экономия на аренде и гибкость пространства. Partner Create спроектирует и реализует офис под модель hot desk и возьмёт ответственность за результат.

Ознакомьтесь с нашими работами в портфолио, почитайте полезные материалы в блоге или свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваш проект. Звоните: +38 050 388 24 49.

Рекомендуем также материалы Фальшпол для офиса: удобство и практичность и Офисные перегородки: почему их выгодно использовать — они помогут сделать пространство по-настоящему гибким.