Як працюють гарячі столи (hot desk) в офісі

Під час ремонту офісу фахівці намагаються організувати робочий простір якнайкраще — зробити його зручним і гнучким. Одне з популярних рішень останніх років — модель гарячі столи (hot desk), за якої в офісі встановлюють спільні робочі столи. Співробітники не мають постійних місць і займають їх лише після узгодження між собою.

У цьому матеріалі розберемо, що таке система hot desking, як вона працює, які має переваги й недоліки та як впровадити гнучкі робочі місця під час ремонту офісу. Матеріал буде корисним компаніям, які хочуть ефективніше використати площу й заощадити на оренді.

Що таке система гарячих столів

Hot desk — це модель організації простору, за якої робочі місця не закріплені за конкретними людьми. Уперше її застосували у США приблизно тридцять років тому, щоб заощаджувати кошти компанії. Сьогодні гарячі столи використовують ширше — насамперед для того, щоб легко трансформувати меблі й робочий простір під поточні потреби.

Суть проста: замість «іменних» кабінетів і столів компанія отримує спільний пул робочих місць, який гнучко розподіляється між співробітниками. Це знімає прив’язку людини до конкретної точки в офісі.

Як працюють «гарячі столи»

Кожен працівник має право зайняти будь-яке з вільних місць. Хто прийшов раніше — має великий вибір; хто запізнився — займає те, що залишилося. У кожного є свій логін і пароль для входу в спільну комп’ютерну мережу, тож почати роботу можна з будь-якого місця.

Керівництво може скласти й гнучкий графік: після зміни одного співробітника приходить інший і займає його місце. Завдяки цьому компанія може мати великий штат, але орендувати середній або навіть невеликий офіс — це вигідно й зручно. Відсутність персоніфікації робочого місця ідеально підходить для консалтингових, аудиторських компаній та IT-агентств.

Переваги моделі hot desk

Якщо під час ремонту офісу обрати модель гарячих столів, ви отримаєте низку переваг:

• кожен метр площі використовується ефективно;
• економія на оренді великого офісу;
• економія на організації простору;
• використання простих і практичних матеріалів та меблів;
• усі елементи офісу можна демонтувати будь-коли, що полегшує подальший ремонт.

Крім того, в офісі з «гарячими столами» виникає атмосфера спільної зайнятості, що йде на користь продуктивності. Проблеми вирішуються швидше, співробітники стають гнучкішими й легше пристосовуються до нових умов, а дружні зв’язки між людьми зміцнюються — і це на користь компанії.

Недоліки та як їх подолати

Модель має й нюанси, які варто врахувати заздалегідь:

• Відсутність особистого простору. Немає «свого» столу, шухляд для особистих речей. Рішення — обладнати індивідуальні локери чи шафки для зберігання.
• Гігієна спільних столів. Оскільки місцем користуються різні люди, потрібне регулярне прибирання й засоби для очищення поверхонь.
• Час на облаштування щоранку. Підключення й налаштування місця займає час. Рішення — докстанції, ноутбуки та однакове обладнання на всіх столах.
• Пошук вільного місця в пікові години. Знімається системою бронювання столів наперед.

За грамотного підходу ці недоліки легко нейтралізувати, і модель працює на користь компанії.

Як впровадити hot desk під час ремонту

Ремонт під модель гарячих столів проходить «на ура»: легко змінити функції столів і їхнє розташування. Два рішення особливо корисні для гнучкості:

• Фальшпідлога — під нею будь-коли можна переробити комунікації під нову розстановку столів. Докладніше — у статті Фальшпідлога для офісу: зручність і практичність.
• Пересувні перегородки — їхнє розташування змінюють за бажанням, швидко переформатовуючи зони. Про типи читайте в матеріалі Офісні перегородки: чому їх вигідно використовувати.

Окрема увага — меблям. Модель не передбачає, що співробітники лишають на столах особисті речі, тож обирають ергономічні, практичні й довговічні меблі, універсальні для всіх. Варто інвестувати в те, що витримує великі навантаження й не потребує особливого догляду: найкраще підходять столи-трансформери та крісла з регулюванням висоти. Продумати все це найзручніше на етапі проєктування.

Гнучкий офіс із Partner Create

Гарячі столи — це спосіб зробити офіс гнучким, ефективним і економним. Partner Create спроєктує та реалізує простір під модель hot desk — із фальшпідлогою, мобільними перегородками й правильними меблями — у межах єдиного комплексу робіт.

Приклади реалізованих офісів — у портфоліо офісних просторів.

Коротко про гарячі столи

• Hot desk — модель, за якої робочі місця не закріплені за конкретними співробітниками.
• Вхід у спільну мережу за логіном і паролем дозволяє працювати з будь-якого столу.
• Гнучкий графік дає змогу мати великий штат в офісі середнього чи малого розміру.
• Переваги: ефективне використання площі, економія на оренді, легкий демонтаж, командна атмосфера.
• Недоліки (відсутність особистого простору, гігієна, пошук місця) знімаються локерами, прибиранням і бронюванням.
• Впровадженню сприяють фальшпідлога, пересувні перегородки та меблі-трансформери.

Поширені запитання

Облаштуйте гнучкий офіс із Partner Create

Гарячі столи — це ефективне використання площі, економія на оренді та гнучкість простору. Partner Create спроєктує та реалізує офіс під модель hot desk і візьме відповідальність за результат.

Ознайомтеся з нашими роботами в портфоліо, почитайте корисні матеріали в блозі або зв’яжіться з нами, щоб обговорити ваш проєкт. Телефонуйте: +38 050 388 24 49.

Радимо також матеріали Фальшпідлога для офісу: зручність і практичність та Офісні перегородки: чому їх вигідно використовувати — вони допоможуть зробити простір по-справжньому гнучким.